"Að skila ábyrgðinni þar sem hún á heima": Um raunverulega stöðu skjalavörslu, faglegan stuðning og fræðslu eftirlitsaðila

Árið 2014 voru innleidd ný lög (nr. 77/2014) um opinber skjalasöfn en þau leystu af hólmi lög um Þjóðskjalasafn Íslands (nr. 66/1985) og að nokkru leyti upplýsingalög nr. 50/1996. Með nýjum upplýsingalögum (nr. 140/2012) var tekin sú ákvörðun að skipta löggjöf um upplýsingarétt á milli upplýsingalaga og laga um opinber skjalasöfn. Lög um opinber skjalasöfn (nr. 77/2014) höfðu í för með sér nokkrar breytingar er varða skjalavörslu sveitarfélaga og stöðu héraðsskjalasafna. Í þeim er kveðið á um að héraðsskjalasafn sé sjálfstætt opinbert skjalasafn og skuli hafa eftirlit með skjalavörslu þeirra aðila sem afhendingarskyldir eru á skjöl sín og önnur gögn í umdæmi þeirra. Áður en lög um opinber skjalasöfn (nr. 77/2014) tóku gildi var sjálfstæði héraðsskjalasafna byggt á grundvelli reglugerðar nr. 283/1994. Nýju lögin um opinber skjalasöfn (nr. 77/2014) eru efnismeiri um ýmsa þætti en fyrri lög og er þar kveðið á um rétt almennings til aðgengis að skjölum í opinberum skjalasöfnum og um takmarkaðan rétt almennings til aðgengis að fjárhags- og einkamálefnum einstaklinga. Skýrt er hverjir eru afhendingarskyldir aðilar og hverjar skyldur þeirra eru þegar kemur að skjalavörslu og skjalastjórn. Lögin fjalla einnig um söfnun og varðveislu einkaskjalasafna og nýmæli er refsiheimild vegna brota á lögum um opinber skjalasöfn er varða þagnarskyldu og vanrækslu á vörslu skjala. Markmið þessarar ritgerðar er að kanna stöðu skjalavörslu hjá tilteknu sveitarfélagi út frá eftirlitshlutverki héraðsskjalasafns, skoða framkvæmd eftirlitshlutverks héraðsskjalasafna og athuga hvernig faglegum stuðningi Þjóðskjalasafns Íslands við héraðsskjalasöfn er háttað þegar kemur að því hlutverki héraðsskjalasafna að uppfylla eftirlitsskyldu og að veita fræðslu og leiðbeiningar til afhendingarskyldra aðila. Fram kom að stöðu skjalavörslu þess sveitarfélags sem var til skoðunar þarf að bæta. Ekki er verið að uppfylla lagalegar skyldur afhendingarskyldra aðila samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn og þeim reglum sem Þjóðskjalasafn Íslands setur þar um. Vísbendingar eru um að bæta þurfi þekkingu forstöðumanna stofnana á skjalavörsluábyrgð, aðstoða þá við að vinna skjalavistunaráætlanir og innleiða vandað verklag við skjalastjórn. Þá eru einnig vísbendingar um að faglegum stuðningi Þjóðskjalasafns Íslands við héraðsskjalasöfn sé ábótavant og eftirlit þess með héraðsskjalasöfnum ófullnægjandi. Má ætla að það skýrist af því að ný reglugerð sem fylgja átti lögum um opinber skjalasöfn (nr. 77/2014) hefur enn ekki litið dagsins ljós.

Author dc:creator

• Halldóra Jónsdóttir 1973-

Contributors dc:contributor

• Háskóli Íslands

• Upplýsingafræði

Language dc:language.iso

is

Handle dc:identifier.uri

http://hdl.handle.net/1946/39814

OAI identifier oai:identifier

oai:skemman.is:1946/39814