Propuesta de mejora en los procesos de Notificación de Supervisión a las Instituciones Educativas Privadas en la Unidad de Gestión Educativa Local UGEL 7

El presente Trabajo de Suficiencia Profesional (TSP) tiene como objetivo proponer una solución viable y sostenible para mejorar la eficiencia del Procedimiento Administrativo Sancionador (PAS) en la UGEL 07, específicamente en la etapa de notificaciones, donde se identificó un cuello de botella que genera retrasos en la tramitación de expedientes y riesgo de exceder el plazo legal establecido por la normativa vigente. Para ello, se realizó un diagnóstico integral de la organización mediante herramientas de análisis estratégico como el FODA cruzado, la matriz EFE–EFI y el diagrama de Ishikawa, las cuales permitieron determinar que las principales causas del problema se encuentran asociadas a la limitada articulación inter-áreas, la ausencia de mecanismos de seguimiento y control de plazos, así como la falta de estandarización en el flujo de notificación dentro del PAS. A partir del diagnóstico, se plantearon tres alternativas de solución: (1) Implementación de un Área de Control y Monitoreo con enfoque Lean Management, (2) Programa de capacitación interna en coordinación con instituciones educativas privadas bajo enfoque BPM, y (3) Implementación de un sistema interno de comunicación inter-áreas sustentado en lineamientos ISO 9001. Estas alternativas fueron evaluadas mediante una matriz multicriterio con criterios no financieros, considerando viabilidad, impacto organizacional, recursos requeridos, plazos de implementación, adaptabilidad y nivel de integración de áreas. Los resultados de la evaluación determinaron que la Alternativa 1 es la más adecuada para abordar la problemática, dado que actúa directamente sobre el cuello de botella, fortalece el control del proceso y reduce los tiempos y retrabajos en la etapa de notificación. Finalmente, se presentan las implicancias operativas, administrativas y financieras (enfoque cualitativo) derivadas de la implementación de la alternativa seleccionada, así como un conjunto de indicadores no financieros para el monitoreo de su desempeño, orientados a medir tiempos, trazabilidad y cumplimiento normativo. El TSP concluye con recomendaciones que facilitan la ejecución de la solución propuesta y permiten su replicabilidad en otras UGEL u organizaciones públicas que afronten problemáticas similares en la gestión de procedimientos administrativos.This Professional Competency Project (PCP) aims to propose a viable and sustainable solution to improve the efficiency of the Administrative Sanctioning Procedure (ASP) at UGEL 07, specifically in the notification stage, where a bottleneck was identified that causes delays in processing files and risks exceeding the legal deadline established by current regulations. To this end, a comprehensive organizational diagnosis was conducted using strategic analysis tools such as a cross-SWOT analysis, the EFE-EFI matrix, and the Ishikawa diagram. These tools revealed that the main causes of the problem are associated with limited inter-departmental coordination, the absence of mechanisms for monitoring and controlling deadlines, and the lack of standardization in the notification flow within the ASP. Based on the diagnosis, three solutions were proposed: (1) Implementation of a Control and Monitoring Area with a Lean Management approach, (2) Internal training program in coordination with private educational institutions using a BPM approach, and (3) Implementation of an internal inter-departmental communication system based on ISO 9001 guidelines. These solutions were evaluated using a multi-criteria matrix with non-financial criteria, considering feasibility, organizational impact, required resources, implementation timelines, adaptability, and level of departmental integration. The evaluation results determined that Solution 1 is the most suitable for addressing the problem, as it directly addresses the bottleneck, strengthens process control, and reduces time and rework in the notification stage. Finally, the operational, administrative, and financial implications (qualitative approach) of implementing the selected solution are presented, along with a set of non-financial indicators for monitoring its performance, focused on measuring time, traceability, and regulatory compliance. The TSP concludes with recommendations that facilitate the implementation of the proposed solution and allow its replicability in other UGELs or public organizations that face similar problems in the management of administrative procedures.

Authors

• Chavez Rodriguez, Maria Ysabel
• Ochante Quispe, Milagros Karina

• Procedimiento Administrativo Sancionador
• UGEL
• Trazabilidad Documental
• Gestión Pública
• Administrative Sanctioning Procedure
• Document Traceability
• Public Management

Identifier

hdl:10757/688650

OAI identifier oai:identifier

oai:repositorioacademico.upc.edu.pe:10757/688650